著者プロフィール
永井 祐介
株式会社 BRILLIANT COMPANY 代表取締役

京都大学工学部卒。 すごい会議®認定コーチとして、これまでに本田技術研究所、味の素、ディスコなどの上場企業や、スマートフォン向けアプリ開発の会社や、ソーラー事業、住宅販売会社、会計事務所などのベンチャー企業でもすごい会議を導入している。

【Day 1】ズバズバ決まる会議にする方法

本日は第一回です。タイトルは「ズバズバ決まる会議にする方法」です。なぜ、このテーマが重要か?それは、「会議時間もコスト」だからです。例えば経営会議だとすると、そこに参加するメンバーの単価は社内でも高額のみなさんでしょう。そのメンバーが何時間も会議に費やすのですから、会議自体のコストと言ったら、何十万、会社によっては、数百万単位になるわけです。だからこそ短時間で高い成果を実現する必要があるわけです。

「ただダラダラと何時間もやってなにも決まらない」これはコストの垂れ流し同然。だからこそ、このメールセミナーをお読みのみなさんには、かけたコスト以上の価値を生み出す会議を実施していただきたいのです。ぜひ、本日の内容を実践してただき、会議を「コスト」から「ハイリターンな投資」へ変革してみてください。

すごい会議は何がそんなにすごいのか?と良く聞かれます。「すごい」ことの一つに、すごい会議をやると短時間で多くのことが決まると良く言われます。

その秘訣は、「会議のルールを決める」です。とってもシンプルです。この目的は2点、
・無駄な会話をやめるために、会議のルールを決める。
・より高い生産性を上げるために、会議のルールを決める。
これをすると、会議の効率がグンと上がります。

どんなルールか?
それが鍵なのですが、僕たちはお客様との会議を開催するときに、以下のルールを合意しています。

① 今日一日はすごい会議(司会)のやり方に身を預けてもらう

初めてのやり方で困惑しつつも、会議そのものにフォーカスしてもらうために、まずは一旦司会のやり方に身を預けていただきます。

② 携帯電話はオフ

会議に集中するため、携帯電話はオフにしてもらいます。会議中に携帯がなると、メンバーの集中力も途切れることがあります。休憩時間は一時間から一時間半ごとに10分とります。これをするだけで会議への緊張感が高まり、効率が良くなります。

③ 問題を見つけたら「問題の指摘でなく」「解決策」を言う

コストを考えた場合、無駄な会話はしたくありませんよね?例えば簡単な例でいうと、「会議室の温度が暑い。」と感じたとします。「ねえ部屋の温度暑くない?暑くて集中できないけど。」こんな発言が問題の指摘です。解決策の提示とは「部屋の温度が暑いので下げてきます。」とか「○○さん、下げてきてください」という解決に向かう提案のことです。これを合意しておくと、問題の指摘が始まったら、「それで提案は?」と会話が前に進みやすくなります。

④「わかりません」「ありません」は無し

参加メンバーに会議に参加してもらう意義は何か?「参加者に意見を出してもらいたい」からだと思います。「わかりません」しか言わないメンバー不要でしょう。「私が思うに、○○です」と、自分の答えを素直に述べてもらいます。例えば、「2×2の答えは?」と聞かれたら、誰もが「4」と答えます。ところが、「あなたが一番好きな色は?」と聞かれたら、「赤です」「青です」「私は〜です」と人それぞれ答えが違います。そして、どれが正しくて、だれが間違っているという話ではありません。それぞれに自分の持っている答えなのです。正誤を気にせず「私は〜と思います」という答えを述べてもらいます。

⑤ 発言は3Sに

より高い生産性を実現するために、会話のルールを合意します。3Sとはショート・シンプル・ストレートの3つです。前置きはいりませんし、スピーチも不要です。結論から先に言うルールです。どうしてもスピーチをしたい場合は一分以内に済ませるようにしてください。これだけで会議の時間はぐっと短縮されます!

⑥ ファーストチェス(5秒で答えを出す)にトライする

より早くビジネスを進めるために、5秒で思いついた答えを出してもらいます。チェスの訓練法の一つに、「ファーストチェス」という方法があります。これは次の一手を決めるのに、熟考しても、5秒で答えを出し素早く打っても86%の確率で答えは一致するそうです。まず思ったことをパッという、これが思考力・発言力を鍛えるトレーニングにもなります。8割方の正解でいいので、思いついた答えをテーブルに上に出し、グングン進めていく。それが会議を前進させます。

⑦ 可能な限り楽しく・ムードよくやる

ムードがいいチームと良くないチームでは同じ仕事を与えても出てくるアウトプットが違います。会議の成果もチームのムードと関係してきます。良いムードを作るのにコストはかかりますか?かかりませんね。ぜひ良いムードで会議を行ってみてください。(※すごい会議ではムードをよくする工夫をいくつも用意しています(笑))以上、7つのルールを事前に合意しておくことで、解決策や解決につながるアイデアが短時間で出るようになり、会議でどんどん内容が決まることが可能になります。ぜひ試してみてください!

今日の課題

では、質問です。御社の中で、雰囲気がいいチームと悪いチーム、どちらのチームの方がより高い成果を出していますか?恐らく、雰囲気が良いチームですよね。(みなさんそう答えます)では、雰囲気を良くするために、(しかもコストがかからずに)御社ならどんな工夫をしますか?無料で雰囲気が良くなり、より高い成果が生まれるなら、こんなにご利益のある話はありませんよね。

でも実際にあります。明日までに御社の会議を雰囲気良くやるための工夫を一つ考えてみてください。明日、すごい会議流の雰囲気を良くやる方法をお伝えします。

そして明日は、2日目:『できない理由しか言わない会議から、いかに解決策を生み出す会議にするのか?の具体的方法』になります。お楽しみに!!

編集後記

今日の課題である「ムード良くやる。」について、ある会社の例では、すごい会議の初日のキックオフミーティング(12時間)を都内の高級ホテルの会議室を借りて行いました。一流の内装、一流のスタッフによるおもてなし。それを間のあたりにするとメンバーは口をそろえて「社長の気合いを感じる」「我が社を本気で次のステージに上げる日にしたい」という感想を口にしていました。それだけで、変革への機運が出来上がります。もちろん、会議は大成功、これまでにないアイデアやコミットメントが作られました。